PRIVACY POLICY

个人信息保护方针

制定日：2024年4月1日　最终修订日：2025年1月1日

1. 总则

MEDIJAPAN（以下简称「本公司」）作为专业赴日医疗中介机构，高度重视客户及相关人员的个人信息保护。本公司在开展业务过程中，将严格遵守《个人信息保护法》（日本）及中国《个人信息保护法》、欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）等适用法律法规，并依据本方针妥善收集、使用、管理及保护个人信息。

2. 个人信息的定义

本方针所称「个人信息」，是指能够直接或间接识别特定个人的一切信息，包括但不限于： ・姓名、出生年月日、性别、国籍 ・联系方式（电话号码、电子邮件地址、通讯地址等） ・护照信息及签证相关信息 ・健康状况、病历、诊断结果等医疗信息 ・支付信息及财务相关信息 ・网站访问记录、IP地址、Cookie等技术信息 ・与上述信息相关联、可据以识别特定个人的其他信息 其中，健康状况及医疗相关信息属于敏感个人信息，本公司将依法给予更高级别的保护。

3. 个人信息的收集方式

本公司通过以下方式收集个人信息： ・通过官方网站联系表单、邮件、电话等直接方式获取 ・在提供医疗协调、预约安排、陪同翻译等服务过程中获取 ・通过微信等社交媒体平台获取 ・通过网站访问记录（Cookie、网站分析工具等）间接获取 本公司承诺仅收集与服务目的直接相关的必要信息，不进行过度收集。

4. 个人信息的利用目的

本公司收集的个人信息将用于以下目的： 【服务提供相关】 ・赴日医疗协调、医院预约及行程安排 ・全程中文陪同及医疗翻译服务 ・检查报告翻译与解读 ・签证申请协助及出行安排 ・咨询回复及后续跟进服务 【业务运营相关】 ・服务质量改善及新服务开发 ・服务满意度调查及统计分析 ・发送服务相关通知及重要信息 ・账务处理及财务管理 【法律合规相关】 ・履行法律法规规定的义务 ・应对纠纷及法律程序 本公司不会将个人信息用于上述目的以外的用途。如需变更利用目的，将提前以适当方式通知本人。

5. 个人信息的第三方提供

本公司原则上不会在未经本人事先同意的情况下向第三方提供个人信息。但以下情形除外： ・依据法律法规的明确要求 ・为保护人员生命、身体或财产安全，且难以事先获得本人同意时 ・为配合国家机关或地方公共团体依法执行职务，且通知本人存在妨碍执行公务之虞时 ・在本人同意的范围内向合作医疗机构、翻译服务方等业务委托方提供 在向业务委托方提供个人信息时，本公司将通过签订保密协议等方式，要求受托方采取与本公司同等级别的信息保护措施，并对其实施必要的监督。

6. 跨境数据传输

本公司在提供赴日医疗服务过程中，可能需要将部分个人信息传输至日本境内的合作医疗机构及业务合作方。 本公司将确保此类跨境传输符合以下要求： ・仅在服务目的所必要的范围内进行传输 ・传输前取得本人的明示同意 ・确保接收方具备相应的信息保护能力，并签订数据保护协议 ・遵守数据来源国（中国）及数据接收国（日本）的相关法律法规 如您对跨境数据传输有任何疑问，欢迎联系我们。

7. 医疗信息的特殊保护

健康状况、病历、诊断结果、检查报告等医疗信息属于敏感个人信息，本公司将依照以下原则进行严格保护： ・仅限于提供医疗协调服务所必需的最小范围内使用 ・仅向直接参与服务的工作人员及合作医疗机构开放访问权限 ・采用加密存储及传输技术，防止未经授权的访问 ・在服务结束后依据保留期限规定进行安全销毁 ・绝不将医疗信息用于任何营销或商业目的

8. 个人信息的安全管理

本公司将采取以下技术性及组织性安全措施，防止个人信息的泄露、灭失、损毁或未经授权的访问： 【技术措施】 ・数据传输采用SSL/TLS加密 ・敏感数据采用加密存储 ・访问控制及身份验证机制 ・定期安全漏洞检测 【组织措施】 ・制定并执行个人信息保护内部规程 ・对员工实施个人信息保护培训 ・限制个人信息访问权限，实行最小授权原则 ・定期开展内部合规审查 如发生个人信息安全事件，本公司将按照法律规定及时向有关部门报告，并以适当方式通知受影响的当事人。

9. 个人信息的保留期限

本公司将根据利用目的及法律要求，在必要期限内保留个人信息，期满后将予以安全销毁或匿名化处理： ・咨询及联系信息：自最后一次服务联系之日起3年 ・服务合同及相关记录：自合同终止之日起7年（依据日本相关法律） ・医疗协调记录：自服务完成之日起5年 ・财务及账务记录：依据适用税务法律规定期限保留 ・网站访问日志：自收集之日起1年 如本人提出删除请求，本公司将在法律允许的范围内尽快予以处理。

10. 本人权利

您对本公司持有的您的个人信息享有以下权利： ・查阅权：有权查阅本公司持有的您的个人信息 ・更正权：如发现信息不准确或不完整，有权要求更正 ・删除权：在特定情形下，有权要求删除您的个人信息 ・处理限制权：在特定情形下，有权要求限制对您信息的处理 ・数据可携带权：有权以结构化、通用格式获取您的个人信息 ・撤回同意权：对于基于同意处理的个人信息，有权随时撤回同意 ・投诉权：有权向相关监管机构提出投诉 如需行使上述权利，请通过本方针第13条所载联系方式与我们联系。本公司将在收到请求后30日内予以答复。

11. Cookie及网站分析

本网站使用Cookie及网站分析工具（Umami Analytics）以改善用户体验及分析访问情况。 ・本网站使用的分析工具不收集任何可识别个人身份的信息 ・不使用跨站点追踪Cookie ・不向第三方广告平台共享访问数据 ・用户可通过浏览器设置拒绝Cookie，但这可能影响网站的部分功能 我们承诺网站统计仅用于改善服务质量，不用于任何商业营销目的。

12. 未成年人信息保护

本公司的服务主要面向成年人。如需为未满18周岁的未成年人提供服务，须由其法定监护人代为提交信息并签署相关同意文件。 本公司不会在未取得监护人明示同意的情况下，收集或处理未成年人的个人信息。如发现误收集了未成年人信息，将及时予以删除。

13. 联系方式

如对本方针或个人信息处理有任何疑问、意见或权利行使请求，请通过以下方式联系我们： MEDIJAPAN 个人信息保护负责人 电话：03-6822-2281 受理时间：平日 10:00 – 18:00 JST 网站联系表单：https://colsum.com/contact 本公司将认真对待每一份来询，并在合理期限内予以答复。

14. 本方针的变更

本公司可能因法律法规的变更、服务内容的调整或其他原因，对本方针进行修订。修订后的方针将在本页面公布，重大变更将以适当方式另行通知。 本方针自公布之日起生效，修订版本将注明最新修订日期。

如有任何疑问或权利行使请求，欢迎随时联系我们